Oman arkiston ylläpito

arkisto


Kirjailijan oma arkisto on arvokas osa kulttuurihistoriaa.

Kirjailijan työssä kertyy valmiiden teosten lisäksi runsaasti muuta materiaalia: lähdeaineistoja, muistiinpanoja ja luonnoksia. Myös kirjailijan henkilökohtaiset päiväkirjat ja kirjeenvaihto ovat arvokkaita dokumentteja. Erilaiset kirjailijan arkistoaineistot palvelevat tulevaa kirjallisuudentutkimusta. Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kirjallisuusarkisto on kirjailijan materiaalien asiantuntija-arkisto. Se palvelee kirjailijoita myös oman kirjailijantyön arkistointiin liittyvissä asioissa.

 

Keskeisiä ohjeita arkistointiin

Valo, lika, pöly ja kosteus tuhoavat kotiarkistoja helposti. Omat arkistot kannattaa säilyttää paikassa, jossa ne eivät altistu suurille lämpötilan vaihteluille tai auringonvalolle. Säilytettäväksi tarkoitetut tekstit on syytä tulostaa arkistokelpoiselle tulostuspaperille tätä tarkoitusta varten luodulla musteella – kyseisiä tuotteita on saatavilla useimmissa kirjakaupoissa.

Säilytyksessä on vältettävä tekstimateriaalin rei’ittämistä ja arkistoimista mappeihin: rei’itetty paperi repeytyy helposti ja pahimmillaan sivut irtoavat ja katoavat. Vältettävien asioiden listalle kuuluvat niin ikään teipit, liimat, kontaktimuovit ja muovitaskut, jotka tuhoavat paperia hiljalleen.

Suositeltavaa olisi, että arkistoitava tekstimateriaali säilytettäisiin esimerkiksi pahvikansiossa tai puhtaan taitetun A3-kokoisen kopiopaperin välissä. Lyijykynällä tehdyt merkinnät eivät arkistoissa säily – mikäli halutaan, että esimerkiksi allekirjoitukset ovat luettavissa vielä tulevaisuudessakin, tulisi niitä kirjoitettaessa käyttää Ballograf-kynää.

Nykyaikana kirjeenvaihto käydään suurimmaksi osaksi sähköpostitse, minkä johdosta tietoa katoaa ja tuhoutuu jatkuvasti suuria määriä laite- ja ohjelmapäivitysten myötä. Osia omasta kirjeenvaihdosta kannattaakin tulostaa arkistokelpoiselle tulostuspaperille. Erityisen merkittäviä ovat viestiketjut, joissa keskustellaan ja sovitaan erilaisista kirjailijan ammattiin liittyvistä asioista, kuten kustannussopimuksista.

Henkilö- ja yhdistysarkistot tulee säilyttää yhtenä kokonaisuutena. Arkistoaineiston hajottaminen osiin vaikeuttaa tutkijoiden työtä, peittää asiayhteyksiä ja hämärtää kokonaisuuden hahmottamista. Kirjailijan ei esimerkiksi ole tarpeen yrittää rajata arkistonsa sisältöä koskemaan ainoastaan kaunokirjallista työskentelyä, vaan olennaista on säilyttää aineistoa laajasti kaikilta elämän aloilta. On mahdotonta tietää, mistä tulevaisuuden tutkijat ovat kiinnostuneita.

Aineiston luovuttaminen ei edellytä sen järjestämistä etukäteen, vaan asiasta huolehditaan kirjallisuusarkistossa. Halutessaan aineistoa voi alustavasti lajitella asiakokonaisuuksiksi SKS:n ryhmittelyohjeen mukaan. Oman arkiston toimittamisesta kirjallisuusarkistoon tulee sopia etukäteen – arkisto huolehtii kaikista aineiston siirtoon liittyvistä kuljetusmaksuista. Aineistosta tehdään toimituksen yhteydessä aina luovutussopimus, jossa voidaan sopia erikseen aineiston käyttöehdoista, kuten määräaikaisesta sulkemisesta.

Jos lahjoitettava aineisto on tallennettu muistitikuille, korpuille, kovalevyille tai muille sähköisille välineille, tulee asiasta olla erikseen yhteydessä kirjallisuusarkistoon: arkiston henkilökunta osaa antaa neuvoja siitä, missä muodossa aineisto kannattaa arkistoon luovuttaa. Kaiken kaikkiaan arkiston puoleen voi kääntyä kaikissa oman arkiston säilyttämistä sekä arkistojen luovuttamista ja järjestämistä koskevissa kysymyksissä. Kirjallisuusarkistossa arkistoaineistot säilyvät turvallisesti ja niiden käyttö on mahdollista myös tulevaisuudessa.

 

SKS:n ohjeet arkistoaineiston luovuttamisesta
Tietoa SKS:n arkisto- ja kirjastopalveluista

 

sks_nimi_vas_web_0